1. פרסום המכרז וכל ההודעות הקשורות אליו
    מכרזים ממשלתיים פומביים מפורסמים בעיתון יומי היוצא לאור בישראל בשפה העברית, בעיתון בעל תפוצה רחבה היוצא לאור בישראל בשפה הערבית ובאתרי האינטרנט הבאים:
  2. הורדת טפסי המכרז
    ניתן להוריד את מסמכי המכרז ופרטי הפרסום באתר רשות הספנות והנמלים ובאתר מנהל הרכש הממשלתי.
  3. מה נכלל במסמכי המכרז
    • תנאי הסף הנדרשים להשתתפות במכרז כגון אישורים על פי דין ותצהירים נדרשים וכן תנאים בדבר ניסיון, כישורים, היקף פעילות וכד'
    • אמות מידה לצורך בחינת ההצעות והשוואתן ובחירת ההצעה הזוכה
    • ריכוז התאריכים לעניין הגשת הצעות למכרז, כולל המועד האחרון להגשת הצעות
    • במידה ונדרשת ערבות הצעה ו/או ערבות ביצוע- סוג הערבות, תנאיה, גובהה ומשכה
    • טיוטת החוזה
    • כל מסמך או מידע אחר הדרושים לוועדת המכרזים לשם ניהול תקין של המכרז
  4. הגשת שאלות הבהרה לגבי המכרז
    וועדת המכרזים רשאית לאפשר לספקים להגיש שאלות הבהרה לגבי המכרז עד למועד מסוים הקבוע בכל מכרז. לאחר מועד זה לא ניתן יהיה להפנות שאלות לעורך המכרז. שאלות הבהרה והתשובות עליהן יפורסמו לציבור לפחות 7 ימים לפני המועד האחרון להגשת הצעות למכרז, במסמך מרוכז ללא פרטים מזהים של הספקים במקום בו פורסמו מסמכי המכרז. מסמך השאלות והתשובות מחייב את כל המציעים ומהווה חלק בלתי נפרד ממסמכי המכרז.
  5. כנס ספקים
    במכרזים מסוימים נדרש שהמציעים הפוטנציאליים יראו את האתר או השטח עליו מדובר במכרז. במקרים אלה ייערך כנס/סיור ספקים/קבלנים. בכנס זה עורך המכרז יציג בפני המציעים הפוטנציאליים את עקרונות המכרז ונושאים חשובים אותם עורך המכרז מעוניין להדגיש. ההשתתפות בכנס ספקים מאפשרת למציע לקבל אומדן נכון יותר להצעתו. לעיתים ההשתתפות בכנס הספקים היא חובה והינה חלק מדרישות הסף, ואז דרישה זו קבועה בתנאי המכרז.
  6. איך ניגשים למכרז
    • תנאי סף - לכל מכרז נקבעים תנאים אשר המציעים חייבים לעמוד בהם והם למעשה מהווים את "כרטיס הכניסה" של המציעים להשתתפות במכרז. הצעה שלא תענה על תנאי הסף תיפסל, ולא תובא בחשבון בבחירת ההצעות למכרז. על כן יש לשים לב שבהצעה שמוגשת למכרז עונה המציע על כל התנאים הנדרשים במכרז.
    • ערבויות - לעיתים, אחד מתנאי הסף במכרז הינו הגשת ערבות הצעה/מכרז מקורית. על נוסח הערבות להיות זהה לחלוטין לנוסח הערבות שפורסם במסגרת המכרז. יש להקפיד על תאריך תוקף הערבות בדיוק כפי שנקבע במסמכי המכרז. אין לשנות תנאים או להוסיף תנאים לערבות. נוסח שונה עלול לפסול את ההצעה. מציעים המעוניינים בכך יכולים להגיש את טיוטת ערבות ההצעה/מכרז לבדיקה בפני וועדת המכרזים לפני המועד האחרון להגשת הצעות באמצעות פנייה בדוא"ל למרכזת וועדת המכרזים.
    • אופן מילוי טפסי המכרז - יש לקרוא בעיון רב את מסמכי המכרז על כל סעיפיו. יש להקפיד על מילוי כל הפרטים הנדרשים במסמכי המכרז. המציע חייב לצרף להצעתו את כל המסמכים הנדרשים במכרז וכן טפסים ומסמכים המעידים על עמידתו בתנאי הסף המעידים על ניסיונו והתאמתו לביצוע נשוא המכרז.
  7. הגשת הצעות
    כל המעוניין להשתתף במכרז יגיש את הצעתו לאחר שמילא אחר כל דרישות עורך המכרז, כשהיא חתומה, מלאה ושלמה בתוך מעטפה סגורה היטב במועד המדויק, במקום, ובמספר העותקים שנקבעו במסמכי המכרז. לא יתקבלו הצעות למכרז לאחר המועד האחרון להגשת הצעות ולא יתקבלו הצעות אשר לא הוכנסו לתיבת המכרזים. תיבת המכרזים תימצא במשרדי רשות הספנות והנמלים ברחוב פל ים 15א', בניין ב', קומה 21, חיפה.
  8. תהליך בדיקת ההצעות והודעה לזוכה
    פתיחת תיבת המכרזים ופתיחת ההצעות הראשונית נעשית על-פי הנהלים המוגדרים בתכ"מ (תקנון כספים ומשק). לתהליך זה נערך פרוטוקול, הכולל את רישום פרטי המציע ובדיקת ערבות הגשה/הצעה במידה וישנה. לאחר הפתיחה, מועברות ההצעות לבדיקה מקיפה של ועדת הבדיקה (וועדת משנה).
    ועדת המשנה תבדוק את עמידת ההצעות בתנאים שנקבעו בתנאי המכרז, לרבות תנאי הסף וכשירות המסמכים שצורפו להצעות במכרז. לאחר בדיקת ההצעות, וועדת המשנה תעביר את מסקנותיה לוועדת המכרזים לצורך הערכה והחלטה. על פי החלטת ועדת המכרזים, תישלח הודעה מתאימה לזוכה/ים במכרז וכן הודעה למציעים שלא זכו. ההודעה על זכייה איננה מהווה אישור להתחלת עבודה. תחילת העבודה תתאפשר רק לאחר חתימת שני הצדדים על החוזה.
  9. מתן זכות עיון
    על פי תקנות חובת המכרזים, כל משתתף במכרז, יהיה רשאי לעיין בכל הפרוטוקולים של הוועדה, בחוות הדעת, בטבלאות ההשוואה, בהחלטה הסופית של הוועדה, בנימוקיה ובהצעה הזוכה במכרז. כל זאת, בתוך 30 ימים ממועד מסירת ההודעה על בחירת זוכה באמצעות פנייה בדוא"ל למרכזת וועדת המכרזים.
    עם זאת, משתתף במכרז אינו רשאי לעיין בחלקים של ההחלטה או בהצעה של הזוכה, שהעיון בהם עלול - לדעת ועדת המכרזים - לחשוף סוד מסחרי או סוד מקצועי, או לפגוע בביטחון המדינה או ביחסי החוץ שלה, בכלכלתה או בביטחון הציבור.
    סיווג הצעה או חלקים ממנה כסודית ייעשה ע"י ועדת המכרזים, על פי בקשה של מגיש הצעה בעת הגשת הצעתו למכרז. אם החליטה הוועדה לא לאשר את הבקשה, עליה להודיע על כך בכתב למגיש ההצעה.